آیین‌نامه بندهای 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و مواد 14،17،19،20،24،28،37 و 53 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران
مصوب 1354/10/17 وزارت دادگستری با اصلاحات بعدی
متقاضیان واجد شرائط مکلفند در مهلت تعیین شده تقاضای خود را تسلیم نمایند.سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در فرصت مناسب از کلیه داوطلبان واجد شرائط مذکور،توسط هیأت منتخب رئیس قوه قضائیه مصاحبه به عمل خواهد آورد.
تبصره 1(الحاقی 1386/3/21)- چنانچه تعداد متقاضیان سردفتری اسناد رسمی به حدی باشد که به تشخیص رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انتخاب سردفتری از طریق مصاحبه با صعوبت مواجه و یا مستلزم صرف زمان غیرمتعارف گردد،سازمان ثبت اسناد و املاک کشور میتواند برای انتخاب سردفتر اسناد رسمی از داوطلبان مذکور،آزمون کتبی به عمل آورده و پس از اعلام نتیجه آزمون مذکور،هیأت منتخب رئیس قوه قضائیه از افرادی که حداقل نصاب نمره یا بالاترین نمره را حسب مورد احراز نموده‌اند مصاحبه به عمل خواهد آورد.
تبصره 2(الحاقی 1386/3/21)- حداقل نصاب نمره را برای مناطق مختلف،سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین مینماید.
2-در مورد دفتریارانی که بر اساس قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و نظامنامه آن و قبل از قانون فعلی دفاتر اسناد رسمی به سردفتری مرفّع شده ولی عملا به سردفتری اشتغال نیافته‌اند با رعایت مهلت مقرر در ماده (8)قانون در صورت وجود محل میتوان آنان را به تصدی دفترخانه‌ای که متناسب با درجه آنان باشد انتخاب کرد.در صورتی که درجه این قبیل سردفتران کمتر از درجه یک باشد تصدی آنان در دفترخانه‌های درجه یک منوط به احراز یکی از شرائط مندرج در ماده (6)قانون دفاتر اسناد رسمی و صدور ابلاغ برای آنان هست.
تبصره- در مورد درآمد دفترخانه در مدت کفالت به ترتیب مقرر در ماده (47)قانون عمل خواهد شد.
(اینجانب امضاءکننده ذیل خداوند را شاهد اعمال خود گرفته و سوگند یاد میکنم که قوانین و نظامات کشور ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط به دفاتر اسناد رسمی را محترم شمرده در کمال بیطرفی و پاکدامنی،به وظائف مرجوعه قیام و اقدام نمایم)
2-مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر 000،500 ریال و در مورد دفتریاران اول و دوم 000،250 ریال است.
3-مشمولین این ماده میتوانند به جای معرفی ضامن برابر مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا تضمین بانکی مبادرت کنند.
4-ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت محکومیت‌های نقدی دادگاه انتظامی است و این موضوع باید در سند تصریح شود.
5-تبدیل تضمین جائز است.
تبصره- هرگاه اعتبار ضامن به جهتی از بین برود یا متزلزل شود ادامه کار سردفتر یا دفتریار موکول به تبدیل ضامن یا دادن وثیقه به شرح ماده (9)خواهد بود.همین حکم در موردی هم جاری است که ارزش یا میزان تضمین به جهتی از جهات کاهش یابد.
1-یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمپ شده و اسناد در آن ثبت میشود.
2-دفتر راهنما که متضمن اسامی متعاملین و نوع سند شماره و تاریخ سند خواهد بود.
3-دفتر درآمد که به منظور ثبت کلیه وجوهی است که به منظور ثبت سند مقرر است و شماره قبض هزینه‌های مزبور در آن قید میشود.این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمپ خواهد شد.
4-دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامه اجرائی و خلاصه معاملات.
5-دفتر ابواب جمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار.
6-دفتر گواهی امضاء.
2-دفاتر،مجاز به تصدیق صحت امضاء نوشته‌های مالی نیستند،مقصود از نوشته‌های مالی نوشته‌هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاءکننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آنکه موضوع گواهی امضاءشده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکتهای ثبت شده باشد.
3-در مورد تصدیق صحت امضاء مواد 64،66 و 67 قانون ثبت اسناد و املاک لازم الرعایه است.
2-(اصلاحی 1360/11/27)ابلاغ مرخصی سردفتر و دفتریار در منطقه ثبتی تهران از طرف سازمان ثبت و در سایر مناطق ثبتی از سوی مدیر کل ثبت منطقه صادر میگردد.
صدور ابلاغ مزبور موکول به درخواست متقاضی و موافقت رئیس واحد ثبتی محل است.
3-در صورتی که سردفتر یا دفتریار از مرخصی سالانه خود استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره میشود و میتواند از مجموع آنها به شرط آنکه از چهار ماه تجاوز نکند یکجا یا به دفعات استفاده کند.در این صورت صدور ابلاغ منوط به پیشنهاد واحد ثبتی و موافقت ثبت منطقه یا سازمان ثبت میباشد.
تبصره(الحاقی 1386/3/8)- سردفترانی که به عضویت اصلی هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران انتخاب میشوند،با تصویب و پیشنهاد هیأت مدیره و موافقت رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور،در مدت عضویت،با حفظ سمت از اشتغال در دفترخانه معذور خواهند بود.در این مدت دفترخانه به کفالت اداره و درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه‌ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم خواهد شد.حق‌الزحمه سردفتر معذور بابت ایام معذوریت،با تصویب هیأت مدیره کانون و پس از موافقت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور پرداخت خواهد شد.
تبصره- تغییر دفتریار از یک دفترخانه به دفترخانه دیگر با موافقت هردو سردفتر و تصویب سازمان ثبت جائز است.
تبصره- در مورد تکمیل سند ناقص یا فسخ یا اقاله سند تنظیم‌شده در دفتری که در حال تعطیل است ثبت محل میتواند ابلاغ سیار برای یکی از دفاتر صلاحیتدار صادر نماید.
2-متخلف در پاسخ کیفرخواست باید کلیه دلائل و اسنادی را که حاکی از برائت خود میداند همراه لایحه به ثبت محل،به اداره کل امور اسناد سازمان ثبت تسلیم کند.
2-در صورتی که حکم مبنی بر محکومیت متخلف به مجازاتهای انتظامی درجه سه و بالاتر از آن باشد متخلف میتواند ظرف مدت ده روز نسبت به آن دادگاه تجدید نظر انتظامی شکایت کند.این شکایت به دادگاه بدوی انتظامی تسلیم میشود.دادگاه اخیر الذکر پرونده را همراه شکایت مزبور به دادگاه تجدید نظر انتظامی ارسال میدارد.
3-مدت شکایت دادستان نیز نسبت به حکم صادره ده روز از تاریخ ابلاغ است.
1-تأخیر در پرداخت وجوه عمومی در صورتی که زائد بر یک هفته نباشد در صورت تأخیر زائد بر یک هفته به مجازات مقرر در بند«ب»و در صورت تأخیر زائد بر پانزده روز متخلف و به مجازات مقرر در بند«ج»این ماده محکوم خواهد شد.
2-تأخیر در ارسال آمار به مراجع مربوطه و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند«ب» محکوم خواهد شد.
3-عدم رعایت حضور در دفترخانه در ساعات مقرر و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند«ب»محکوم خواهد شد.
4-اهمال در نظارت بر امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند«ب»و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند«ج»محکوم خواهد شد.
5-تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند«ب»و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند«ج»محکوم خواهد شد.
6-رفتار خارج از نزاکت با همکاران یا ارباب‌رجوع برای بار اول و در صورت تکرار به مجازات مقرر در بند«ب»و برای بار سوم به مجازات مقرر در بند«ج»محکوم خواهد شد.
ب(اصلاحی 1361/5/6)- تخلفات ذیل موجب جریمه از 500 ریال تا 20هزار ریال است:
1-غیبت غیرمجاز یا غیرموجه تا مدت سه روز و بیش از آن به مجازات مقرر در بند«ج» محکوم خواهد شد.
2-تأخیر در ارسال خلاصه معامله و اطلاع‌نامه فسخی و رونوشت تقسیم‌نامه و اطلاع‌نامه نکاح و طلاق به اداره ثبت احوال.
3-خودداری غیرموجه از صدور اجرائیه و یا صدور اجرائیه به صورت ناقص به نحوی که موجب تأخیر در کار شود.
4-عدم رعایت مواد مربوطه به تشکیلات دفترخانه.
5-قصور در تبدیل قبوض سپرده و حواله آن به صندوق ثبت.
6-امتناع از ثبت واقعه ازدواج و طلاق و ثبت سند هرچند دلیل امتناع کتبا به متقاضی اعلام شده باشد ولی موضوع از مسائل نظری نبوده واقعا باید سند تنظیم میشده.
7-خودداری از تسلیم رونوشت و مدارک به اشخاصی که حق دریافت آنها را دارند و یا تسلیم آنها به اشخاصی که حق دریافت آنها را ندارند.
8 (اصلاحی 1390/9/8) - وصول حق‌التحریر بیش از تعرفه مصوب برای بار اول.
ج‌تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از سه ماه الی شش ماه است:
1-کسر پرداختی در صورتی که با توجه به موازین آن عرفا اشتباه محاسبه تلقی نشود.
2-بردن دفتر اسناد رسمی برای ثبت به خارج از محل دفترخانه بدون مجوز قانونی.
3-ثبت سند در خارج از حوزه مقرر برای دفترخانه‌های اسناد رسمی و ازدواج و طلاق.
4-امتناع از ارسال خلاصه معامله و اطلاع‌نامه فسخی و رونوشت تقسیم‌نامه.
5-امتناع از ارسال آمار.
6-تقصیر در تبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن به صندوق ثبت در صورت احراز سوء نیت.
7-ثبت سند بدون استعلام از ثبت در مواردی که تکلیف به استعلام دارد.
8-تنظیم سند بر خلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعملها.
9-امتناع از معرفی دفتریار مورد قبول سازمان ثبت ظرف مهلت معقولی که ثبت محل تعیین مینماید.
10-عدم قید حقوق دولتی و حق التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی.
11-تمرد از اجراء دستورات صادره و خودداری از قبول کفالت دفاتر دیگر در مواردی که از طرف ثبت محل تکلیف میشود.
12 (اصلاحی 1390/9/8) -تکرار تخلف وصول حق‌التحریر بیش از تعرفه مصوب.
دتخلفات ذیل موجب انفصال موقت از شش ماه تا دو سال است:
1-امتناع از پرداخت وجوه عمومی با صدور اخطار لازم و دادن مهلت معقول وسیله واحد ثبتی یا سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
2-امتناع از ثبت سند در صورتی که کتبا دلیل امتناع را به متقاضی تسلیم نکند و یا نوشته فاقد دلیل باشد.
3-تنظیم سند بر خلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعملها بیش از یکبار.
4-عدم قید حقوق دولتی و حق‌التحریر در دفتر و صدور اسناد تنظیمی در صورت تکرار.
5-دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه برای بار اول و در صورت تکرار متخلف به مجازات مقرر در بند«ه«این ماده محکوم خواهد شد.
6-عدم مخالفت کفیل دفترخانه از دخالت مستقیم یا غیرمستقیم سردفتر منفصل یا معلق در امور دفترخانه و یا خودداری از اعلام مراتب مذکور به سازمان ثبت اسناد و ثبت محل برای بار اول و در صورت تکرار متخلف به مجازات مقرر در بند«ه»این ماده محکوم خواهد شد.
هتخلفات ذیل موجب انفصال دائم:
1-قصور یا تقصیری که منتهی به ثبت سند معارض گردد.
تبصره- در صورت جلب رضای ذینفع و رفع آثار تعارض از طرف متخلف،دادگاه میتواند کیفر او را بر حسب اهمیت موضوع به یکی از دو نوع انفصال موقت تنزل دهد.
2-گرفتن وجوهی غیر از آنچه در قوانین و مقررات تجویز گردیده است.
2-ساعات کار دفترخانه به تناسب فصول از طرف اداره ثبت محل تعیین و به دفترخانه ابلاغ میشود.
3-دفترخانه باید متناسب حجم کار خود علاوه بر اتاقهای کافی برای استقرار سردفتر و دفتریار و کارکنان دفترخانه محلی برای بایگانی منظم اسناد و اوراق خود داشته باشد.
تبصره- در صورتی که دفترخانه فاقد دفتریار باشد سهم دفتریار نیز متعلق به سردفتر خواهد بود.