دستورالعمل حفاظت از اسناد،اطلاعات و ادله پرونده‌های قضائی
مصوب 1385/8/21 رئیس قوه قضائیه
مقدمه
برابر اصل 159 قانون اساسی،دادگستری مرجع رسمی رسیدگی به تظلمات و و شکایات است و در عصر حاضر،رایج‌ترین شکل رسیدگی به تظلمات و شکایات در قالب اسناد،اعم از رسمی،عادی و دولتی و غیر دولتی صورت میگیرد.خصوصا جایگاه و نقشی که اسناد در نزد مراجع قضائی دارند،امر نگهداری صحیح و حفاظت از آنها،اهمیتی مضاعف پیدا میکند.بر این اساس بر مسؤولان،مدیران،قضات و کارمندان قوه قضائیه که به نحوی به اسناد و اطلاعات پرونده‌های قضائی دسترسی دارند،لازم است تا در هر شرایطی در حفظ آنها دقت و تلاش کنند.رعایت مقررات مذکور در هریک از مراکز قوه قضائیه یا محاکم قضائی موجب صیانت از حقوق اصحاب دعوا اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی خواهد بود.هدف از تهیه این دستورالعمل،ایجاد وحدت رویه به منظور حفاظت از اسناد،اطلاعات،ادله،جلوگیری از سرقت یا فقدان اسناد و مدارک و دسترسی غیر مجاز افراد و عدم انتشار و افشاء اسرار پرونده‌های قضائی در جهت حفظ حقوق اشخاص است.فصل اول اقدامات و تدابیر حفاظتی پیرامون اسناد،اسرار و اطلاعات و ادله پرونده‌های قضائی
کلیه مراجع قضائی مطابق مقررات مربوط باید دارای دفاتر گوناگون از جمله دفتر ثبت عرایض،دفتر ثبت لوایح،دفتر اندیکاتور،دفتر اوقات،دفتر اموال مرتبط با پرونده،دفتر ارسال مراسلات،دفتر مخصوص زندان و بازداشتیها باشند و به ترتیب شماره و تاریخ،اقدام کنند و تا آخرین صفحه سفید آن را مورد استفاده قرار دهند و در همان حال از هرگونه قلم‌خوردگی، محو،الحاق یا کشیدن ورق یا سیاه کردن اوراق خودداری ورزند.
تبصره- در صورتی که هنگام ثبت مطلب در دفترها اشتباهی رخ دهد با خط نازکی در هامش آن،مطلب صحیح را درج و از محو کردن اشتباه به وسیله لاک و غیره خودداری شود.
با وصول پرونده،بایگان موظف است پرونده را در دفتر ثبت دادخواست یا ثبت درخواست ثبت کند و برای اقدام قانونی به نظر مدیر دفتر برساند.پس از صدور دستور قانونی از سوی شعبه و یا دفتر شعبه اقدامات لازم انجام شده و پس از تعیین وقت برای بایگانی به بایگان تسلیم شود.بایگان با توجه به کلاسه پرونده و سال باید پرونده را بایگانی کند.
پس از وصول دادخواست اعم از نخستین،تجدید نظر و فرجام یا درخواست تجدید نظر،مدیر دفتر یا دفتر بازداشتگاه موظف است مطابق فرم پیوست رسید بدهد و نسخه دوم آن را به پرونده پیوست کند.
همچنین مدیر دفتر یا جانشین وی باید کلیه اصول اسناد و لوایح و گزارشهای رسیده را پس از ملاحظه قاضی و اخذ دستور،فورا با رعایت ترتیب از حیث تاریخ ورود در دفتری که برای ثبت آنها معین است،ثبت و رسیدی که مشتمل بر شماره ثبت،تاریخ و تعداد اوراق و موضوع باشد به تسلیمکننده بدهد.
کلیه اوراق و اسناد و لوایح و گزارشها باید پس از ثبت،از سوی بایگان برگ‌شماری شود و شماره آن در ظهر هر برگ قید و با درج مشخصات به امضاء وی برسد.اوراق مذکور باید به ترتیب شماره و تاریخ وصول با نظم و ترتیب به پرونده الصاق شود.
در صورت وجود اسناد مورد ادعای جعل و اوراق و نوشته‌های متعلق به متهم:
در هر صورت وجود اسناد مورد ادعای جعل و اوراق و نوشته‌های متعلق به متهم که از محل بازرسی به دست آمده است،باید پس از دستور کتبی قاضی پرونده تا تعیین تکلیف نهایی و صدور حکم قطعی به صورت لاک و مهر شده در گاوصندوق نگهداری و مراتب این موضوع در پرونده درج شود.
تا تعیین تکلیف اشیاء و اموال مرتبط با پرونده‌های قضائی از سوی مقام قضائی،باید پس از درج شماره کلاسه بر اشیاء و اموال فوق،صورت‌مجلسی در دو نسخه متضمن مشخصات هریک از اموال و اشیاء بر حسب نوع،تعداد،میزان،اندازه،شماره سریال و محل نگهداری مطابق فرم پیوست تنظیم،یک نسخه پیوست پرونده و نسخه دیگر به انباردار یا مسؤول نگهداری تحویل شود.
مسؤول انبار یا تحویل‌گیرنده نیز موظف است مطابق صورت‌مجلس تنظیمی(فرم پیوست) یک نسخه از برگ انبار را به تحویل‌دهنده و یک نسخه را به حفاظت و اطلاعات ارسال دارد.
در صورتی که پرونده قضائی حاوی اسناد سری و محرمانه دولتی باشد تا زمانی که اسناد فوق،ضمیمه پرونده است طبقه‌بندی آن پرونده،بالاترین طبقه‌بندی سند محسوب شده و باید مطابق آیین‌نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و دستورالعمل حفاظت اسناد و اطلاعات طبقه‌بندی شده نگهداری شود و هرگونه اقدامی نسبت به اسناد مذکور از جمله ارسال مراسلات نیز مطابق دستورالعمل مربوط انجام پذیرد.
قبوض سپرده و سایر قبوض باید نام و نام‌خانوادگی ذی نفع،شماره کلاسه پرونده و شعبه رسیدگیکننده بدون هرگونه قلم‌خوردگی و لاکگرفتگی توسط مدیر دفتر درج و ضمن تنظیم صورت‌جلسه در پرونده نگهداری شود.
محل نگهداری اسناد و اوراق پرونده‌های قضائی باید مطابق ماده 16 «دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد مراجعان و ارتقاء رفتار سازمانی در قوه قضائیه»ابلاغی از سوی رئیس قوه قضائیه باشد.
پرونده‌ها باید در فایلها و کمدهای دارای قفل مطمئن نگهداری شود و امکان دسترسی مراجعان به آن میسر نباشد و در پایان کار اداری باید در کمدها و فایلها قفل شود.از تکثیر کلید و یا واگذاری آن به افراد فاقد سمت اجتناب شود و در صورت مفقود شدن هریک از کلیدها،قفل آن بیدرنگ تعویض گردد.
بایگان موظف است پس از انجام دستور قضائی و یا انجام تکالیف قانونی،بلافاصله هر پرونده را در جای مخصوص به خود ضبط و اکیدا از قرار دادن آنها بر روی میز خودداری نماید.
خارج کردن پرونده از بایگانی و دفتر و دادگاه به خارج از محل استقرار دادگاه باید مطابق ماده 4 «دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد مراجعین»صورت گیرد.
کلیه شعبی که به پرونده‌های حساس و مهم رسیدگی میکنند بنا به تشخیص قاضی پرونده یا مراجع نظارتی باید با هماهنگی حفاظت و اطلاعات تدابیر حفاظتی بیشتری لحاظ نمایند و پرونده‌های مذکور هم در شعبه و هم در بایگانی راکد باید در فایلها یا صندوقهای رمزدار نگهداری شود.
در صورت تغییر محل خدمت مدیران شعب مطابق ماده 3 «دستورالعمل ساماندهی و نظارت بر تردد مراجعین»عمل شود.
پس از اتمام کلیه مراحل دادرسی و رسیدگی در شعبه مربوط و حصول اطمینان از اینکه هیچ‌گونه اقدام دیگری از جمله ابلاغ دادنامه به اصحاب دعوا،عدم ابلاغ رفع ممنوع الخروج بودن فرد،عدم اعلام سابقه محکومیت کیفری محکوم علیه به مراجع ذی صلاح،عدم ابلاغ رفع توقیف از وسیله نقلیه تحت تعقیب یا وصول نامه آزادی متهم از زندان و عدم فک قرار وثیقه متهم و...وجود ندارد،پرونده‌ها باید به موجب فهرستی که دارای مشخصات اصحاب دعوا، کلاسه پرونده و تعداد اوراق(بر حسب برگ‌شماری انجام شده)که پیوست میباشد به بایگانی راکد ارسال و رسید اخذ شود.
پس از وصول پرونده و ارائه رسید،بایگان موظف است آن را به ترتیب شماره و سال و تاریخ در ردیف خود ثبت و بایگانی کند.
تبصره- پرونده‌هایی که دارای اسناد سری و محرمانه دولتی میباشد باید مطابق بالاترین طبقه‌بندی سند،وفق آیین‌نامه «طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی مصوب 1354» حفاظت و نگهداری شود.
17/1-محل استقرار بایگانی راکد نباید در کنار مکانهای پرترددی مثل نمازخانه،غذاخوری، تأسیسات حرارتی،برودتی و...باشد و حتی الامکان باید در طبقات تحتانی انتخاب شود و با نصب تابلوهای هشداردهنده و موانع فیزیکی مناسب از ورود افراد غیر مجاز به محل فوق جلوگیری به عمل آید.
17/2-دارای روشنایی و هوای مناسب باشد به گونه‌ای که از تابش مستقیم نور آفتاب بر روی پرونده‌ها،رطوبت و حرارت زیاد و حشرات موذی که باعث پوسیدگی و از بین رفتن تدریجی اسناد و مدارک میشود،به دور باشد.
17/3-کلی منافذ و راههای ورودی پنهانی به طور کامل مسدود شود.
17/4-دارای دستگاه اعلام حریق و کپسولهای اطفاء حریق(به تعداد مناسب و کافی)باشد.
17/5-از انباشتن اجناس و موادی که در ارتباط با وظائف اصلی بایگانی نیست اجتناب شود.
17/6-محل بایگانی علاوه بر استحکام کافی درهای آن،باید دارای قفل سوئیچی با ضریب امنیتی بالا باشد.
17/7-سیمکشی برق،لوله‌های گاز،لوله‌های آب،دودکشها باید مرتبا از نظر ایمنی کنترل شوند.
17/8-کلید ورودی بایگانی باید محدود و تنها در اختیار مسؤول و جانشین بایگانی باشد و از تکثیر آن و همچنین از سپردن کلید به افراد غیر مجاز و گذاردن آن در محلهای قابل دسترسی خودداری شود.
فصل دوم شرایط دسترسی به اسناد و اطلاعات و ارسال مراسلات پرونده‌های قضائی
ملاحظه پرونده‌های قضائی توسط وکلاء،کارشناسان منتخب و اصحاب دعوا با شرایط ذیل و رعایت تبصره ماده 128 و ماده 190«قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری»امکان‌پذیر است:
18/1-تقاضای کتبی متقاضی باید به نظر قاضی برسد و با دستور کتبی وی باشد.
18/2-هویت و سمت متقاضی قبلا احراز شده باشد.
18/3-پرونده برگ‌شماری شده باشد.
18/4-ملاحظه پرونده در حضور قاضی یا مدیر دفتر یا اعضاء دفتری صورت پذیرد.
18/5-در خاتمه ملاحظه،گواهی خاتمه دسترسی تکمیل و ضمیم پرونده شود.
18/6-تحویل‌دهنده از اعاده پرونده با تمامی اوراق و ادله و مدارک تحویلی اطمینان حاصل نماید و ذیل گواهی خاتمه دسترسی را تأیید کند.
تبصره- پرونده‌هایی که دارای اسناد سری و محرمانه دولتی است و ملاحظه اسناد فوق توسط اصحاب دعوا یا کارشناس یا وکیل پرونده بنا به تشخیص قاضی پرونده ضروری باشد در ذیل گواهی خاتمه دسترسی،ملاحظه اسناد مذکور درج شود.
اخذ رونوشت اوراق پرونده و صورت‌جلسه‌های آن باید با رعایت مقررات قانونی از سوی طرفین پرونده و زیر نظر مستقیم مدیر دفتر،پس از احراز هویت متقاضی صورت گیرد و پس از تحویل رونوشت اوراق ذیل درخواست متقاضی،از وی رسید گرفته شود.
20/1-ارائه تصویر و یا رونوشت اسناد و مدارکی که نسبت به آنها ادعای جعلیت شده مادام که به موجب حکم قطعی نسبت به آنها تعیین تکلیف نشده،ممنوع است مگر با اجازه دادگاه که در این صورت در حاشیه آن باید تصریح شود که نسبت به این سند ادعای جعلیت شده است.
20/2-ارائه تصویر یا رونوشت اسناد سری و محرمانه دولتی و یا اسناد و مدارکی که در آن مسائل اخلاقی و اسرار خصوصی اشخاص ذکر شده است و یا بر خلاف عفت عمومی است و یا پرونده در مرحله تحقیقات مقدماتی باشد ممنوع است.
20/3-ارائه رونوشت یا تصویر دادنامه پیش از امضاء و ثبت آن در دفتر مخصوص ممنوع است.
مطابق مواد 103 و 128 و تبصره آن و 188 و 225 قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری،به منظور حفاظت از اسرار و اطلاعات پرونده،حضور اشخاص غیر مجاز، انتشار و افشاء جریان دادگاه اطفال و حضور در جلسات غیر علنی دادگاه و تحقیقات مقدماتی، مصاحبه و اظهار عقیده در خصوص برائت یا مجرمیت متهم توسط قضات،ارائه و طرح و بحث و گفتگو در مورد اسرار و اطلاعات مربوط به پرونده‌های قضائی در حضور اشخاصی فاقد سمت و صلاحیت در محل کار و خارج از محل کار ممنوع است.
22/1-هنگام معرفی متهمان به زندان باید از فرمهای مربوط مطابق بخشنامه 1/80/2810 مورخه 1380/2/17 ابلاغ شده از سوی رئیس قوه قضائیه به همراه زندانی یا دادنامه قطعی یا غیر قطعی ارسال شود و در صورت محکومیت قطعی به حبس یا محرومیت از حقوق اجتماعی یا حد،حداکثر ظرف یک ماه مراتب پس از تکمیل فرم مربوط به اداره سجل قضائی ارسال شود.همچنین مطابق بخشنامه شماره 1/79/1353 مورخه 1379/2/7 ابلاغی رئیس قوه قضائیه نسخه‌ای از کلی احکام و تصمیمات قطعی علیه مدیران اجرائی کشور به سازمان بازرسی کل کشور ارسال گردد.
22/2-کلی شعب باید دارای دفتر مخصوص ثبت اسامی زندانیان باشند و نیز کلیه پرونده‌های زندانیدار باید دارای برچسب و علامت زندانیدار باشد.
22/3-قضات اجرای احکام یا قضات دادگاه رسیدگیکننده به پرونده در صورت اعزام و یا دستور آزادی متهم یا محکوم علیه باید از انتقال یا آزادی متهم یا محکوم علیه کتبا اطمینان حاصل کنند.
ارائه هرگونه اطلاعات و اسناد پرونده‌های قضائی به سازمانها و مؤسسات دولتی به استثناء مواردی که قانون مشخص نموده،ممنوع است.
24/1-ارسال اصل اسناد و مدارک پرونده‌های قضائی به مراجع انتظامی و سایر ضابطان ممنوع است و در مواردی که بدون ملاحظه اسناد و مدارک انجام وظیفه برای ضابطان مقدور نباشد باید بدل پرونده تهیه و به مرجع مزبور تحویل شود و پرونده در وقت نظارت قرار گیرد.
24/2-بدل پرونده توسط مدیر دفتر یا جانشین وی با تهی کپی از تمام صفحات یا اوراق مهم پرونده صورت میگیرد.
25/1-هنگام ارسال پرونده به مراجع قضائی،مدیران دفاتر باید آن را برگ‌شماری نموده پس از تهیه بدل،طی مکاتبه‌ای که حاوی تعداد اوراق پرونده و نوع ضمائم آن باشد،پرونده را درون لفاف مناسب قرار داده و با درج نشانی کامل و صحیح فرستنده و گیرنده آن را لاک و مهر و ارسال دارند و برگ دوم مکاتبه نیز به عنوان سابقه نگهداری شود.
25/2-هنگام ارسال پرونده به مراجع قضائی و نظارتی باید به نحوی اقدام شود که موجبات اطاله دادرسی و یا بلاتکلیفی زندانی را فراهم نسازد.
25/3-در زمان ارسال کلیه پرونده‌های حساس و مهم پس از تهیه بدل پرونده باید از پلمب‌های یک بار مصرف که دارای شماره سریال و عنوان دستگاه در روی آن درج شده باشد، استفاده و توسط پیک ارسال شود.
25/4-ارسال اشیاء حجیم باید درون لفاف،جعبه و امثال آن قرار گرفته و مطابق سایر لفافها بسته‌بندی شود.
25/5-در صورت هرگونه تغییر و یا دستکاری،بیدرنگ به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.
کلی پرونده‌های قضائی باید دارای کارتکس جایگزین باشد و در صورتی که پرونده به هر دلیلی از اتاق بایگانی خارج شود مسؤول بایگانی موظف است کارتکس مذکور را تکمیل و جایگزین پرونده مربوط سازد.
پرونده‌هایی که از طریق پست(ترجیحا پست قضائی)ارسال میشود،باید با تمهیدات حفاظتی متمایز نسبت به سایر محموله‌های پستی صورت گیرد و از سوی حفاظت و اطلاعات، نظارت نوبه‌ای نسبت به روند ارسال مراسلات مذکور صورت پذیرد.
ارسال پرونده به ماشین‌نویسی به منظور تایپ دادنامه و سایر مکاتبات ممنوع میباشد.
کلیه صورتجلسات باید مطابق ماده 158«قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور کیفری»تنظیم و از نوشتن بین سطور و تراشیدن کلمات،امتناع و ذیل کلیه صورتجلسات به امضاء قاضی پرونده‌با ذکر مشخصات ویو امضاء اشخاص مورد تحقیق برسد.
فصل سوم‌وظائف و مسؤولیتها
30/1-مسؤولیت نظارت بر کلیه کارکنان شعبه در خصوص رعایت مقررات حفاظتی پیرامون اسناد،اطلاعات و پرونده‌های قضائی بر عهده رئیس شعبه یا قاضی مربوط میباشد.
30/2-رؤسای واحدهای قضائی در راستای اجرای دستورالعمل و نظارت بر آن موظف به همکاری با حفاظت و اطلاعات میباشند.
30/3-مدیر دفتر شعبه موظف است بر عملکرد منشی دادگاه و بایگان شعبه و سایر کارکنان در خصوص نحوه تنظیم و نگهداری کلیه دفاتر از جمله دفتر تعیین اوقات،ثبت دادنامه،ثبت لوایح،ثبت عرایض،اندیکاتور و...و وضعیت اوراق و اسناد و پرونده‌ها،مهرها و سایر مدارک نظارت نماید.
30/4-هرگونه فقدان،سرقت و اختفاء اوراق و پرونده‌ها باید بلافاصله به حفاظت و اطلاعات مربوط گزارش شود.
30/5-مسؤولیت ایجاد امکانات و تأمین تجهیزات به منظور حفاظت از اسناد،اطلاعات، ادله،مدارک و پرونده‌ها از وظائف رؤسای واحدهای قضائی میباشد.
به منظور نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل،حفاظت و اطلاعات موظف است:
31/1-به صورت نوبه‌ای یا حداقل یک نوبت در سال از اقدامات تأمینی در جهت حفظ اسناد و مدارک و ادله و اطلاعات،از کلیه دفاتر شعب با هماهنگی رؤسای مراجع قضائی بازرسی نموده و از نتیجه کار،گزارش تهیه کند.
31/2-در صورت تخریب،ربوده شدن،مفقود یا معدوم شدن اسناد،اوراق و دفاتر و پرونده‌ها در نتیجه اهمال و سهل‌انگاری،حفاظت و اطلاعات مربوطه موظف است در این خصوص تحقیق لازم معمول و متخلف یا متخلفان را به مراجع ذی صلاح معرفی کند.
31/3-پیگیری و تحقیق در مورد تخلفات حفاظتی و جرائم و معرفی متخلف یا مجرم به مراجع قانونی ذی صلاح.
31/4-نظارت بر نحوه عملکرد کارکنان و توجیه آنان با همکاری رؤسای واحدهای قضائی.
31/5-اعمال نظارت بیشتر در خصوص کارمندانی که به پرونده‌های مهم دسترسی دارند.
بودجه مورد نیاز برای اجرای این دستورالعمل ظرف یک ماه از ابلاغ آن،توسط مرکز حفاظت و اطلاعات برآورد و از سوی معاونت اداریمالی قوه قضائیه تأمین و با نظارت حفاظت و اطلاعات در مراجع و واحدهای قضائی مربوط هزینه خواهد شد.
2(2)