دستورالعمل ساماندهی نظارت بر تردد مراجعین و ارتقاء رفتار سازمانی در قوه قضائیه
مصوب 1384/11/15 رئیس قوه قضائیه
در راستای اجرایی نمودن بند هشتم از سیاستهای کلی قضائی ابلاغی از سوی مقام معظم رهبری در خصوص«اصلاح و تقویت نظام نظارتی و بازرسی قوه قضائیه بر دستگاههای اجرایی و قضائی و نهادها»و همچنین با عنایت به قسمت پنجم از بند ب اهداف کلان پنج ساله دوم توسعه قضائی مبنی بر«حفظ سلامت کادر قضائی و اداری از طریق بهبود وضع معیشتی آنان و تقویت نظارت و کنترل بر عملکرد و جلوگیری از هرگونه اعمال نفوذ و کار چاق کنی»و در جهت رفع بسترهای فساد و پیشگیری از وقوع جرم در فضاهای داخلی مجموعه نظام قضائی کشور،ذیلا دستورالعمل«ساماندهی نظارت بر ترددّ مراجعین و ارتقاء رفتار سازمانی در قوه قضائیه»ابلاغ میگردد.لذا مقتضی است معاونتهای محترم قوه قضائیه،رئیس محترم مرکز حفاظت و اطلاعات کل،رؤسای محترم دیوان عالی و دیوان عدالت اداری،دادستان محترم کل،دادستان انتظامی قضات و خاصه،رؤسای کل محترم دادگستری استانها،دقت نظر لازم را حسب مورد در خصوص اجرا یا نظارت بر اجرای مفاد این دستورالعمل اعمال نمایند:
بند 1 (1)به منظور امکان اعمال نظارت بر افرادی که در واحد قضائی مربوطه تردد مینمایند، مقتضی است تمامی دفاتر کل به صورت مکانیزه و مجهز به رایانه بوده و تمامی اطلاعات مربوط به اصحاب دعوا و مرتبطین به فوریت در رایانه ثبت گردیده و بر این اساس،صحت و سقم اظهارات افراد حاضر در شعب یا دفاتر یا راهروهای واحد قضائی با مراجعه به رایانه دفتر کل، مشخص گردد و در همین راستا،نگهبانان ورودی و مسؤولین اطلاعات از ورود کلیه افراد فاقد مستندات اعم از احضاریه و...ممانعت به عمل خواهند آورد(مگر در مواردی که ذینفع بودن ارباب‌رجوع توسط دفتر کل یا شعبات ذیربط تأیید شود).
بند 2 (2)به موجب ماده 49 قانون آیین دادرسی مدنی،«مدیر دفتر دادگاه،پس از وصول دادخواست باید فوری آنرا ثبت کرده،رسیدی مشتمل بر نام خواهان،خوانده،تاریخ تسلیم(روز و ماه و سال)با ذکر شماره ثبت به تقدیمکننده دادخواست بدهد و در برگ دادخواست،تاریخ تسلیم را قید نماید».لذا نظر به اینکه عمده دفاتر شعب در حال حاضر،صرفا در صدور رسید،به ثبت شماره و تاریخ اکتفاء مینمایند،توجه متصدیان مربوطه را به اجرای دقیق و کامل ماده قانونی مذکور جلب نموده و بر برخورد قانونی با متخلفین تأکید مینماید.بدیهی است دقت در این امر،خاصه در مواردی که به فرد،ابلاغ حضوری شده و اخطاریه‌ای در دست ندارد،امکان کنترل ترددکنندگان در واحد قضائی رابا مطالبه رسید دادخواست از وی و کنترل مشخصات -میسر خواهد نمود.(فرم رسید دادخواست توسط دفتر تشکیلات و برنامه‌ریزی قوه قضائیه استاندارد و جهت تکثیر ابلاغ میشود).
بند 3 (3)از هرگونه جابجایی بیمورد مدیران دفاتر پرهیز گردیده و در قبال آن با برنامه زمانبندی شده،نسبت به جابجایی دوره‌ای مدیران دفاتر و کارکنان شعب در جهت پیشگیری از وقوع جرم اقدام گردد.همچنین هرگونه جابجایی مدیران دفاتر به اطلاع حفاظت اطلاعات رسیده،پس از کنترل دقیق اسناد و پرونده‌های شعبه مربوط و صورت‌جلسه تحویل و تحول پرونده و اسناد مربوطه،به صورت دقیق تنظیم و به امضای هر دو مدیر دفتر برسد.همچنین در خصوص تعیین تکلیف پرونده‌هایی که احیانا مفقود یا ناقص گردیده است،اقدام لازم صورت پذیرفته و به مقامات ذیصلاح گزارش گردد.
بند 4 (4)خارج کردن پرونده‌ها از شعب دادسراها و دادگاهها،حتی توسط قضات ممنوع بوده و در صورت ضرورت،با برگ‌شماری و تهیه بدل و تسلیم رسید به مسؤول مربوط امکان‌پذیر خواهد بود لیکن خروج پرونده‌های مهمّه ملی و بین المللیکه برای دادرسان آنها ابلاغ ویژه صادر میگردد-،از شعبه رسیدگیکننده مطلقا ممنوع بوده و لازم است مکان مناسب مورد تأیید حفاظت و اطلاعات،جهت استقرار دادرس و همکاران وی پیش‌بینی شود.
بند 5 (5)به‌طور کلی ملاقات‌های شخصی قضات و کارکنان محاکم دادگستری در ساعات اداری با هماهنگی قبلی نگهبانی و اخذ کارت شناسایی معتبر از مراجعهکننده،به شعبه مربوط میسر خواهد شد.همچنین در صورت وجود فرم تردد(که از سوی دفتر تشکیلات و برنامه‌ریزی تهیه خواهد گردید)صرفا با رؤیت کارت شناسایی و انتقال اطلاعات آن بر روی فرم و تحویل فرم اکتفا خواهد گردید.بدیهی است اینگونه مراجعهکنندگان،تنها با تحویل فرم تأیید شده توسط فرد مراجعه شونده،امکان خروج از واحد قضائی را خواهند داشت.
بند 6 (6)رؤسای کل دادگستریها و رؤسای واحدهای قضائی موظفند در بازدیدهای بدون اطلاع قبلی از مجموع تحت مدیریت خود،اعم از دفاتر شعب و معابر داخلی و محوطه و تعامل مستقیم با مراجعهکنندگان به واحد قضائی،حسب مورد اطلاعاتی از قبیل:دلیل مراجعه ایشان،تعداد دفعات مراجعه،علت اطاله دادرسی احتمالی،دیدگاه ایشان نسبت به نحوه رسیدگی،نوع رفتار دادرس و متصدیان دفتر شعب و...را کسب نمایند و تصمیمات فوری در جهت رفع مشکل،حسب مورد اتخاذ نمایند.
بند 7 (7)به موجب نظامنامه تخلفات انتظامی قضات و ماده 8 قانون رسیدگی به تخلفات اداری که«ترک خدمت در خلال ساعات اداری»را جزو تخلفات کارکنان،احصاء نموده است،ضروری است هرگونه خروج از واحد قضائی در ساعات اداری صرفا با هماهنگی مقام بالاتر و اخذ مجوز (مرخصی ساعتی)صورت پذیرد.
بند 8 (8)نظارت و ساماندهی امور نگهبانی در تمامی واحدهای قضائی بر عهده حفاظت و اطلاعات میباشد.مسؤولین واحدهای حفاظت و اطلاعات موظفند ضمن نظارت بر نگهبانان و تردّد افراد به واحد قضائی مربوط،از ورود افراد متفرقه و فاقد مستندات لازم جهت مراجعه به واحد قضائی در موارد مشکوک،ممانعت نمایند.
بند 9 (9)مسؤولین واحدهای حفاظت و اطلاعات موظفند،حسب مورد با ایجاد راهکارهای مقتضی،اعم از:استقرار دفتر،صندوق پستی،پست الکترونیک و...امکان ارتباط سهم الوصول مراجعین با آن واحد را فراهم نمایند.
بند 10 (10)در جهت جلوگیری از آمدوشد افراد مرتبط با پرونده‌ها به دیوان عالی کشور(به ویژه پرونده‌های مربوط به شعبات تشخیص)،مقتضی است با اعلام شماره نمابر و تلفن از سوی اداره دفتر آن دیوان،امکان پاسخگوئی تلفنی به افراد ذینفع میسر گردد.رعایت توصیه‌های حفاظتی در این خصوص الزامی است.
بند 11 (11)مقتضی است در ورودی تمامی ساختمانهای قوه قضائیه خاصه دیوان عالی کشور و دیوان عدالت اداری،با رعایت اولویت و در جهت تأمین امنیت با حفظ کرامت اشخاص،دستگاه«گیت» نصب گردیده و افراد ملزم به عبور از آن شوند.همچنین با نصب تابلوهایی در خصوص معرفی ملزوماتی که به همراه داشتن آنها در ورود به واحدهای قضائی ممنوع میباشد و همچنین تابلوی «ممنوعیت ورود اشخاص فاقد سمت در پرونده»از بروز حوادث پیشگیری گردد.
بند 12 (12)ضروری است در ورودی واحدهای قضائی و محلهای تردد مراجعین،سیستم دوربین مداربسته برقرار و نمایشگرهای مربوطه نیز در دفتر رئیس حوزه قضائی مستقر گردد.
بند 13 (13)ضروری است از ورود دستگاههای مربوط به ضبط تصویر(اعم از:تلفنهای همراه)و صوت(اعم از:دستگاههای خبرنگاری و غیره)،به واحدهای قضائی جلوگیری نموده و این امر در موارد ضروری صرفا با هماهنگی رئیس حوزه قضائی امکان‌پذیر خواهد بود.
بند 14 (14)مقتضی است قضات و کارمندان محترم،حتی الامکان در ساعات اداری از مکالمه با تلفن همراه خودداری نموده و دستگاههای مربوط را در حین دادرسی و تحقیقات قضائی خاموش نمایند.
بند 15 (15)به مدیران و قضات و کارمندان قوه قضائیه تأکید میشود از پذیرش اشخاصی که خود را منتسب به نهادهای امنیتی و یا مقامات کشوری و قضائی میکنند،امتناع و پس از احراز هویت آنان چنانچه سوء استفاده و یا جعل عنوان و کذب ادعای آنها محرز شود،جهت بررسی و عند اللزوم تعقیب قانونی به واحدهای حفاظت و اطلاعات قوه قضائیه و دادسرا معرفی شوند.
بند 16 (16)اجرای دقیق دستورالعمل‌های حفاظتی تدوین شده از سوی مرکز حفاظت و اطلاعات کل قوه قضائیه به شرح ذیل ضروری میباشد:
الف:رفع نواقص و مختصات فیزیکی محاکم اعم از:امکان نفوذ غیرمجاز به بخشهای مختلف ساختمانهای واحدهای قضائی در ساعات اداری و غیراداری از سوی افراد فاقد صلاحیت و همچنین امکان استنساخ از اسناد و مدارک و سرقت آنها یا معدوم نمودن یا امکان آتش‌سوزی عمدی و امثالهم.
ب:استقرار دفاتر،اسناد،مدارک،پرونده‌ها،رایانه‌ها و ملزومات مربوطه در محل مناسب،دور از دسترسی افراد فاقد صلاحیت.
ج:تحویل فوری«ملزومات و مکشوفات مرتبط با پرونده»به انبار واحد قضائی و ساماندهی امر تحویل و تحول و ورود و خروج آنها از انبار و همچنین دقت در درج مشخصات پرونده مربوط بر روی هریک از لوازم انتقالی به انبار.
د:رعایت دقیق آیین‌نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و نحوه تعیین طبقه‌بندی اسناد طبقه‌بندی شده(مصوب سال 1354)با عنایت به تعامل انواع مرتبطین با محاکم اعم از«سربازان،ضابطین،نیروهای شرکتی،محققین،وکلا،کارآموزان و ارباب دعوا»و دقت در صلاحیت هریک از ایشان در دسترسی به اسناد و پرونده‌ها با رعایت شأن مشار الیهم و طبقه‌بندی حفاظتی هر پرونده و سند.
تبصره: شورای حفاظت و اطلاعات استان که به ریاست رئیس کل دادگستری استان و عضویت اعضای شورای قضائی استان تشکیل میگردد،نظارت لازم را بر اجرای مفاد این ماده به عمل خواهد آورد.دبیر این شورا،رئیس حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان میباشد.
الف:رفع نواقص و مختصات فیزیکی محاکم اعم از:امکان نفوذ غیرمجاز به بخشهای مختلف ساختمانهای واحدهای قضائی در ساعات اداری و غیراداری از سوی افراد فاقد صلاحیت و همچنین امکان استنساخ از اسناد و مدارک و سرقت آنها یا معدوم نمودن یا امکان آتش‌سوزی عمدی و امثالهم.
ب:استقرار دفاتر،اسناد،مدارک،پرونده‌ها،رایانه‌ها و ملزومات مربوطه در محل مناسب،دور از دسترسی افراد فاقد صلاحیت.
ج:تحویل فوری«ملزومات و مکشوفات مرتبط با پرونده»به انبار واحد قضائی و ساماندهی امر تحویل و تحول و ورود و خروج آنها از انبار و همچنین دقت در درج مشخصات پرونده مربوط بر روی هریک از لوازم انتقالی به انبار.
د:رعایت دقیق آیین‌نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و نحوه تعیین طبقه‌بندی اسناد طبقه‌بندی شده(مصوب سال 1354)با عنایت به تعامل انواع مرتبطین با محاکم اعم از«سربازان،ضابطین،نیروهای شرکتی،محققین،وکلا،کارآموزان و ارباب دعوا»و دقت در صلاحیت هریک از ایشان در دسترسی به اسناد و پرونده‌ها با رعایت شأن مشار الیهم و طبقه‌بندی حفاظتی هر پرونده و سند.
تبصره: شورای حفاظت و اطلاعات استان که به ریاست رئیس کل دادگستری استان و عضویت اعضای شورای قضائی استان تشکیل میگردد،نظارت لازم را بر اجرای مفاد این ماده به عمل خواهد آورد.دبیر این شورا،رئیس حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان میباشد.
بند 17 (17)با عنایت به ماده 188 قانون آئین دادرسی کیفری و بند 11 از ماده 8 قانون رسیدگی به تخلفات اداری،افشای اسرار و تصمیم‌های پرونده‌های قضائی در روند قبل و بعد از رسیدگی (و قبل از ابلاغ دادنامه)،از سوی قضات و کارمندان مرتبط،ممنوع میباشد.
بند 18 (18)ضروری است کلیه کارکنان دستگاه قضائی از هرگونه مصاحبه با رسانه‌ها در خصوص پرونده‌های قضائی و یا اظهار نظری که شائبه اعلام موضع از سوی دستگاه قضائی را ایجاد نماید، پرهیز نمایند و در مواقع ضروری طبق آئین‌نامه مربوطه صرفا با هماهنگی معاونین رئیس قوه قضائیه و یا رؤسای کل دادگستریها حسب مورد مبادرت ورزند.
بند 19 (19)با توجه به آثار سوء و غیرقابل جبران تخلفات احتمالی کارکنان،هیأتهای بدوی و تجدید نظر رسیدگی به تخلفات کارمندان(مستقر در دستگاه قضائی)،مجاز به اعمال تخفیف یا اغماض نسبت به متخلفین از مفاد این دستورالعمل نمیباشند.
بند 20 (20)به موجب بند 15 از ماده 8 قانون تخلفات اداری و مواد 2 و 3 و 4 نظامنامه تقصیرات انتظامی قضات،سهل‌انگاری رؤسای محاکم و دادستانها و مدیران در عدم ارائه گزارش تخلفات کارمندان تحت امر،تخلف محسوب میشود.لذا توجه رؤسای محترم واحدهای قضائی و اداری را به این امر و همچنین ضرورت توجیه کارمندان تحت امر و گوشزد نمودن تکلیف قانونی به ایشان،مبنی بر ضرورت ارائه گزارش تخلفات،جلب مینماید.
بند 21 (21)ضروری است با ممانعت از حضور عریضه‌نویسان در اطراف واحدهای قضائی و ساماندهی و کنترل آنها،نسبت به صدور مجوز فعالیت برای ایشان از سوی رؤسای واحدهای قضائی(مدیریت واحد ارشاد و معاضدت قضائی)اقدام گردد.
بند 22 (22)مقتضی است روابط عمومی دادگستریهای کل استانها و سازمانهای وابسته با برقراری تعامل مستمر با رؤسای واحدهای قضائی و رسانه‌ها(خاصه صدا و سیما)به نحوی اقدام نمایند که«محوریت پاسخگویی و تکریم ارباب‌رجوع و عدالت‌محوری در دستگاه قضائی»مورد تأکید قرار گرفته و از طریق برگزاری همایشها و مصاحبه با صاحبنظران داخل و خارج از دستگاه قضائی،پیشرفتهای صورت گرفته و خدمات انجام شده در سالهای اخیر در نظام قضائی کشور معرفی گردد.همچنین زمینه تشویق و تشهیر کارکنانی که حسن‌خلق و تکریم و پاسخگویی مناسب به ارباب‌رجوع را سرلوحه رفتار خود قرار داده و به هر نحو در جهت پیشرفت قوه قضائیه تلاش میکنند را،فراهم نمایند.
بند 23 (23)معاونت آموزش قوه قضائیه موظف است با هماهنگی مرکز حفاظت و اطلاعات کل قوه قضائیه و اداره کل روابط عمومی قوه قضائیه،کمیسیونی را تشکیل و اقدام به تهیه،تدوین و نشر اقلام تبلیغاتی اعم از تابلو،بروشور،پلاکارد و...در جهت توجیه کارکنان و مراجعین نسبت به سوء جریانات و پیشگیری از وقوع جرم نماید.
مسؤولیت اجرای این دستورالعمل بر عهده مسؤولین کلیه واحدهای قضائی و اداری اعم از ستاد و استانها و همچنین رؤسای سازمانهای وابسته قوه قضائیه میباشد.
«مرکز حفاظت و اطلاعات قوه قضائیه»و«دفتر پیگیری طرحها و برنامه‌ها و هماهنگی امور استانها و سازمانهای وابسته»موظفند از تاریخ لازم‌الاجراء شدن این دستورالعمل،ماهانه گزارش کاملی از روند اجرایی آن در تمامی حوزه‌های قضائی و ستادی قوه قضائیه اعلام نمایند.2(2)
مسؤولیت اجرای این دستورالعمل بر عهده مسؤولین کلیه واحدهای قضائی و اداری اعم از ستاد و استانها و همچنین رؤسای سازمانهای وابسته قوه قضائیه میباشد.
«مرکز حفاظت و اطلاعات قوه قضائیه»و«دفتر پیگیری طرحها و برنامه‌ها و هماهنگی امور استانها و سازمانهای وابسته»موظفند از تاریخ لازم‌الاجراء شدن این دستورالعمل،ماهانه گزارش کاملی از روند اجرایی آن در تمامی حوزه‌های قضائی و ستادی قوه قضائیه اعلام نمایند.2(2)