آیین‌نامه طرز رسیدگی هیأت‌های حل اختلاف
مصوب 1356/8/16 هیأت وزیران
ماده 1 - حل اختلاف مربوط به اسناد ثبت احوال موضوع ماده 3 قانون ثبت احوال به عهده هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامه میباشد.
تبصره- رسیدگی به درخواست مربوط به اسناد ثبت احوال که در خارج از کشور تنظیم شده باشد با هیأت حل اختلاف ثبت احوال امور خارجه(تهران)خواهد بود.
ماده 2 - شروع به رسیدگی در هیأت‌های حل اختلاف محتاج به تسلیم گزارش مسؤولین یا درخواست کتبی صاحبان اسناد سجلی یا اشخاص ذی نفع یا قائم‌مقام قانونی و یا نماینده آنان میباشد.
ماده 3 - متقاضی باید درخواست خود را در برگهای مخصوص و به زبان فارسی نوشته و به انضمام فتوکپی یا رونوشت اسناد و مدارک به دفتر هیأت حل اختلاف محل اقامت یا محل صدور شناسنامه خود تسلیم و رسید دریافت دارند.
ماده 4 - درخواست باید حاوی مشخصات و محل اقامت طرفین و موضوع درخواست باشد.
تبصره- در مواردی که متقاضی درخواست خود را به غیر از محل صدور شناسنامه خود تسلیم نماید دفتر هیأت حل اختلاف بایستی درخواست و ضمائم را در صورتی که کامل دانست جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم مقتضی به هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامه ارسال دارد.
ماده 5 - درخواست و کلیه برگهای پیوست آن باید در دو نسخه و در صورت تعدد طرف به عده آنها به علاوه یک نسخه باشد.
ماده 6 - چنانچه درخواست توسط وکیل تسلیم شود باید وکالت‌نامه رسمی وکیل و در صورتی که درخواست را قیّم داده باشد فتوکپی یا رونوشت قیم‌نامه و به طور کلی رونوشت مدرکی که مثبت سمت متقاضی است باید پیوست دادخواست باشد.
ماده 7 - دفتر هیأت حل اختلاف باید درخواست و برگهای پیوست آن را که برابر مواد بالا تهیه شده باشد اخذ و پس از تطبیق فتوکپی یا رونوشت اسناد و مدارک با اصل،آنها را گواهی نموده و در صورت کامل بودن درخواست و برگهای پیوست و قبول آنها رسید به متقاضی تسلیم نماید.
ماده 8 - اگر مسؤولین ثبت احوال از هیأت‌های حل اختلاف درخواست رسیدگی نمایند گزارش آنها باید مستدل و مشروح و متضمن موضوع درخواست بوده و عین مدارک به امضاء مأمور یا نماینده ثبت احوال یا مسؤول بایگانی اسناد رسیده و فتوکپی یا رونوشت مدرکی که پیوست گزارش است نیز باید از سوی امضاءکننده گزارش گواهی شده باشد.
ماده 9 - دفتر هیأت حل اختلاف محل صدور شناسنامه باید بلافاصله پس از دریافت گزارش یا درخواست،آن را در دفتر مخصوص ثبت و به هیأت حل اختلاف تسلیم نمایند.هیأت مذکور چنانچه پرونده را آماده برای رسیدگی و اخذ تصمیم نهائی تشخیص داد تصمیم مقتضی اتخاذ مینماید.در غیر این صورت درخواست و ضمائم را برای طرف متقاضی ارسال میدارد که ظرف ده روز کتبا پاسخ دهد و پس از وصول پاسخ رسیدگی لازم را انجام میدهد و در صورت ضرورت با تعیین وقت،متقاضی و طرف را برای اخذ توضیح و رسیدگی دعوت مینماید.
تبصره- تاریخ رسیدگی باید طوری معیّن شود که فاصله بین ابلاغ و روز جلسه کمتر از پنج روز نباشد.مدت مسافت هم طبق مقررات آیین دادرسی مدنی به موعد مقرر اضافه میگردد.
ماده 10 - ابلاغ در محل دفتر هیأت،توسط دفتر و در خارج از محل دفتر هیأت توسط مأمور ابلاغ ثبت احوال و در خارج از شهرها به وسیله مأمورین ژاندارمری یا سپاهیان انقلاب یا دهبانان به عمل میآید.
ماده 11 - تحویل و ابلاغ درخواست و پیوستها به مأمورین و عودت آنها در دفتر مخصوص ثبت میشود.
ماده 12 - ابلاغ به طریقه مذکور در ماده 90 قانون آیین دادرسی مدنی به عمل میآید و متقاضی میتواند مأمورین ابلاغ را راهنمایی کند.
ماده 13 - اگر محل اقامت مخاطب در قلمرو هیأت حل اختلاف دیگر باشد ابلاغ توسط دفتر یا مأمور ابلاغ ثبت احوال همان محل به عمل میآید.
ماده 14 - دفتر هیأت حل اختلاف باید یک نسخه از درخواست و پیوستها را در پرونده مخصوص که برای اختلاف مربوط تشکیل میدهد بایگانی نماید.
ماده 15 - دفتر هیأت حل اختلاف در صورتی که لایحه‌ای در مورد درخواست واصل شود آن را پیوست پرونده نموده و در وقت رسیدگی به هیأت حل اختلاف تحویل میدهد به هرحال وصول یا عدم وصول لایحه مانع رسیدگی نمیباشد.
ماده 16 - هیأت‌های حل اختلاف میتوانند جلسه رسیدگی را با رضایت طرفین فقط برای یک بار به تأخیر اندازند.
ماده 17 - عدم حضور یک طرف مانع ادای توضیحات طرف دیگر و انجام رسیدگی نیست.
ماده 18 - هیأت حل اختلاف در وقت رسیدگی باید پرونده را مطالعه و بررسی نموده و پس از ملاحظه اوراق و اسناد مربوط و استماع توضیحات طرفین و درج آن در صورت‌مجلس (طبق نمونه)و اعلام ختم رسیدگی رأی آن را حداکثر ظرف 48 ساعت صادر نماید.
تبصره- رأی باید کاملا مستدل و مشروح نوشته شود.
ماده 19 - هیأت حل اختلاف پس از امضاء رأی حق تغییر آن را ندارد.
ماده 20 - هرگاه هیأت حل اختلاف در حین رسیدگی متوجه جعلیت اسناد ثبت احوال گردید باید رسیدگی را متوقف ساخته و پرونده امر را ضمن گزارش جامعی از طریق اداره ثبت احوال مربوط جهت پیگیری موضوع و اقدام قانونی به مرکز ارسال دارد.
ماده 21 - دفتر هیأت حل اختلاف مکلّف است رأی هیأت را بلافاصله پس از صدور و ثبت در دفتر مخصوص برای ابلاغ به طرفین به نشانی مندرج در دادخواست ارسال دارد.
در این صورت ابلاغ برابر احکام مواد 91،92 و 93 قانون آیین دادرسی مدنی کفایت میکند.
ماده 22 - نمونه برگها و دفاتر مندرج در این آیین‌نامه توسط سازمان ثبت احوال کشور تهیه و با تأیید شورای عالی ثبت احوال مورد استفاده قرار خواهد گرفت.2(3)