از آییننامه طرز نگاهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقهبندی و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات
مصوب 1354/10/1 هیأت وزیران با اصلاحات بعدی
ماده 2 - طبقه هر سند با توجه به مفاد آن تعیین میشود.هرگاه سند مضبوط در پرونده یا ضمیمه نامهای باشد پرونده یا نامه نیز در طبقه مربوط به آن سند بایگانی میشود.اگر اسناد متعدد و در طبقات متفاوت باشند پرونده یا نامهای که اسناد مذکور منضم به آن است در طبقه مهمترین آن اسناد بایگانی خواهد شد.
ماده 3 - طبقه هر سند را مسؤول واحدی که آن سند را تهیه کرده است تعیین میکند.در صورتی که نظر مسؤول واحد بر سری شناختن سند باشد باید موافقت رئیس سازمان یا مقام مأذون از طرف او را نیز جلب کند.
ماده 4 - (اصلاحی 1382/3/28)- برای تغییر طبقه یک سند یا خروج آن از طبقات چهارگانه،هریک از سازمانها به مقتضاء وظائف و طبع کار خود دستورالعملی تهیه خواهد کرد.اگر تغییر طبقه یا خروج از طبقات به سندی مربوط باشد که از سازمانی به سازمان دیگر فرستاده شده است،اتخاذ تصمیم بر عهده سازمان ارسالکننده سند خواهد بود.
ماده 5 - نوع و طبقه هر سند در صدر و ذیل سند و اگر سند در چند صفحه تهیه شده باشد در صدر و ذیل همه صفحات درج میشود.صفحات یک سند به ترتیب شمارهگذاری و تعداد کل صفحات نیز در روی هر صفحه منعکس میشود.اگر سند طبقه اول و دوم در نسخ متعدد تهیه شده باشد هریک از نسخ به ترتیب شمارهگذاری و تعداد نسخ نیز در روی هر نسخه درج میشود.
سند سری یا محرمانه نباید به بیش از نسخ مورد لزوم تهیه شود.2(3)