اصلاحیه آیین نامه اجرائی بند الف ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی،اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران
فصل اول «تعاریف»
تبصره- پرونده‌های شوراهای حل اختلاف نیز مشمول مقررات این آیین‌نامه خواهد بود.
اسناد و اوراق مذکور در قانون شامل احکام،قرارها،تصمیمات و دستورهای قضائی، تحقیقات و معاینات محلی و نیز هرگونه سند،مدرک و صورتجلسات،دفاتر،گزارش‌ها،فرم مشخصات پرونده،فرم مخصوص بایگانی راکد و مانند آنهاست که مورد استناد طرفین پرونده واقع گردیده یا در اتخاذ تصمیم توسط مراجع قضائی مؤثر بوده و نگهداری سوابق آنها و تبدیل به اسناد الکترونیکی به تشخیص هیأت مذکور در ماده 8 این آیین‌نامه ضروری باشد.
تبصره- علاوه بر موارد فوق هیأت مزبور میتواند با توجه به نوع،اهمیت دعوی یا شکایت، خواسته،خواهان،عنوان جرم،طرفین پرونده،زمان و مکان رسیدگی،ارزش قضائی و مانند آنها، نگهداری سوابق اوراق و اسناد پرونده قضائی و تبدیل آن به سند الکترونیکی را ضروری تشخیص دهد.
پرونده‌های قضائی در موارد زیر مختومه تلقی و با دستور مقام صالح بایگانی خواهند شد:
1-پرونده‌هایی که منتهی به اجرای کامل حکم شده است.
2-پرونده‌هایی که موضوع آن مشمول مرور زمان گردیده و یا به هر علتی قرار موقوفی اجرای حکم صادر شده است.
3-پرونده‌هایی که منجر به حکم برائت،بیحقی،بطلان دعوی و مانند آن گردیده است.
4-پرونده‌هایی که منجر به صدور قرار نهایی و قطعی گردیده است.
5-پرونده‌هایی که موضوع آن تأمین دلیل یا دستور موقت است،پس از اتمام اقدامات قانونی لازم.
6-سایر پرونده‌ها به تشخیص هیأت مذکور در ماده 8 این آیین‌نامه.
فصل دوم مقدمات
تبصره 1- در شعب دادسرا منشی شعبه یا جانشین وی وظائف مدیر دفتر مرجع قضائی را به عهده خواهد داشت.
تبصره 2- «فرم مشخصات پرونده»که توسط اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضائیه تهیه و در اختیار مراجع قضائی قرار خواهد گرفت،متضمن نکات زیر میباشد:
1-مشخصات پرونده:
الف‌مدنی است یا کیفری یا امور حسبی؛
ب‌موضوع پرونده؛
جکلاسه پرونده؛
دتاریخ تشکیل پرونده؛
هتاریخ مختومه شدن پرونده؛
وتعداد اوراق پرونده؛
2-مشخصات طرفین پرونده:اعم از خواهان و خوانده یا شاکی و متشاکی.
3-مرجع یا مراجع رسیدگیکننده،نظیر دادسرا،دادگاه بدوی حقوقی یا جزائی،دادگاه تجدید نظر،دیوان عالی کشور و غیره.
4-نتیجه رسیدگی:
الف‌حکم یا قرار و غیره و موضوع آن؛
ب‌شماره و تاریخ حکم یا قرار و غیره؛
ج‌علت مختومه شدن اعم از اجرای کامل حکم،قطعیت.حکم برائت یا قرار،مرور زمان و غیره.
5-ذکر ضمائم پرونده و سایر مشخصات که درج آن ضروری است.
6-درجه اهمیت پرونده از لحاظ ضروری یا غیر ضروری بودن مطابق اصلاحیه این آیین‌نامه و دستورالعمل آن و سایر اوضاع و احوال پرونده.
7-مشخصات تنظیمکننده فرم مذکور و تأییدکننده آن.
فرم مشخصات پرونده باید در سه نسخه به نحو کامل و دقیق و خوانا تنظیم گردد.یک نسخه در دفتر شعبه دادسرا یا دادگاه یا سایر مراجع قضائی مربوط نگهداری و دو نسخه دیگر به پیوست پرونده به بایگانی راکد ارسال شود.مسؤولان مراجع رسیدگیکننده موظفند از تاریخ ابلاغ اصلاحیه آیین‌نامه نسبت به تکمیل فرم مزبور اقدام نمایند.
تبصره 3- برای پرونده‌های مختومه غیر ضروری که پیش از تاریخ اصلاحیه آیین‌نامه به بایگانیهای راکد سپرده شده‌اند،نیازی به تکمیل فرم مذکور نیست.
تبصره 4- پرونده‌هایی که منتهی به محکومیتهای مشروط،معلق و مانند آن گردیده‌اند تا پایان موعد تعیین‌شده در دادنامه،در دفتر مرجع قضائی نگهداری و سپس برای ارسال آنها به بایگانی راکد اقدام خواهد شد.
1-دستور احضار یا جلب؛
2-قرار ممنوعیت خروج از کشور؛
3-دستور ورود به منزل یا تفتیش آن؛
4-وثایق و تأمین خواسته؛
5-اسناد،قبوض یا وجوه نقدی؛
6-اموال یا اشیاء مرتبط با پرونده؛
7-دستور انسداد حساب بانکی؛
8-دستور ممنوعیت از معامله نقل و انتقال؛
9-سایر موارد به تشخیص قاضی مربوط.
فصل سوم فرآیند تشخیص ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده‌های قضائی
تبصره- مصوبات این هیأت پس از تنفیذ رئیس قوه قضائیه لازم‌الاجراء خواهد بود.
1-رئیس دیوان عالی کشور(رئیس هیأت)؛
2-دادستان کل کشور؛
3-وزیر دادگستری؛
4-معاون حقوقی و توسعه قضائی قوه قضائیه(دبیر هیأت)؛
5-معاون اداریمالی قوه قضائیه؛
6-رئیس سازمان قضائی نیروهای مسلح؛
7-رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران؛
تبصره- دعوت از سایر مسؤولان و صاحبنظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره با موافقت اکثر اعضاء هیأت بلامانع است.
1-رئیس کل دادگستری استان یا معاون وی(رئیس هیأت)؛
2-دادستانی شهرستان مرکزی استان یا معاون وی؛
3-نماینده سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی؛
4-رئیس اداره اسناد و بایگانی راکد دادگستری استان(به عنوان دبیر هیأت)؛
5-رئیس سازمان قضائی نیروهای مسلح استان یا معاون وی؛
6-مسؤول حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان یا معاون وی.
تبصره- دعوت از سایر مسؤولان و صاحبنظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره بلامانع است.
1-تاریخ تحویل پرونده به بایگانی راکد؛
2-شماره ردیف،قفسه و سالن بایگانی؛
3-تاریخ و شماره ارسال به مرجع درخواستکننده؛
4-تاریخ و شماره بازگشت از مرجع درخواستکننده؛
5-تاریخ انقضاء مدت نگهداری؛
6-تاریخ تعیین تکلیف نهایی؛
7-نام و نام‌خانوادگی مسؤول بایگانی راکد؛
تبصره 1- نحوه چیدمان پرونده‌ها در بایگانی راکد بر اساس شماره ردیف مسلسلی و در صورت امکان،با ذکر دقیق شماره قفسه،سالن و ساختمان بایگانی خواهد بود.
تبصره 2- در صورتی که پرونده‌های بایگانی راکد توسط مراجع قضائی مورد استناد و مطالبه قرار گیرد،بندهای 3 و 4 تکمیل میگردد.
تبصره 3- پس از وصول پرونده به بایگانی راکد زمان دقیق نگهداری اعم از امحاء یا انتقال طبق دستورالعمل در بند 5 قید و تاریخ اقدام عملی در این خصوص در بند 6 ذکر میگردد.
تبصره 1- در صورت تردید در ضرورت نگهداری سابقه اسناد و اوراق پرونده قضائی یا عدم آن اصل بر ضرورت نگهداری سابقه و تبدیل به اسناد الکترونیکی است.
تبصره 2- در صورت ابهام و بروز موارد استثنائی که قابل تطبیق با مقررات قانون، آیین‌نامه و دستورالعمل آن نباشد نظر هیأت تشخیص مرکزی استعلام خواهد شد.
فصل چهارم تبدیل اسناد و اوراق پرونده‌های قضائی که نگهداری آنها ضروری است به اسناد الکترونیکی
فصل پنجم امحاء پرونده‌ها
تبصره- علاوه بر پرونده‌های ضروری در مورد سایر پرونده‌های آماده امحاء نیز چنانچه سازمان اسناد و کتابخانه ملی آمادگی خود را جهت تحویل و انتقال به سازمان اعلام نماید باید پرونده‌های مورد درخواست به جای امحاء،تحویل آن سازمان شود.در صورتی که سازمان ظرف 2 ماه از تاریخ مقرر جهت امحاء نسبت به انتقال پرونده‌های غیر ضروری اقدام ننماید طبق ماده 18 نسبت به امحاء آنها اقدام خواهد شد.
این آیین‌نامه اصلاحی در 20 ماده و 16 تبصره در تاریخ 1388/4/31 به تصویب رئیس قوه قضائیه رسید.2(2)